PREGUNTAS FRECUENTES DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

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1. ¿Qué es?

   La digitalización de documentos es el proceso por el cual los documentos de papel son convertidos en archivos digitales; en otras palabras, es tomar una “foto” digital de los documentos para que esta pueda ser manejada, archivada, visualizada, enviada, compartida, resguardada, etc., por medio de una computadora; este archivo digital puede ser adicional a ó en lugar de el documento físico, de acuerdo a cada caso particular. Generalmente la digitalización se aplica a documentos que revisten importancia o valor ya sea para una persona, para la operación de un negocio o institución, o por requerimiento legal, fiscal, etc., de conservación de los documentos, o bien por otra variedad de causas que sería largo enumerar.
2. ¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?

   La digitalización se puede aplicar para cualquier tipo de documento normal de papel existente en cualquier casa, oficina, empresa, institución, etc.; usualmente la digitalización se realiza por dos métodos principales: por alimentación automática y por cama plana. Cuando se usa un alimentador automático, las hojas deben estar sueltas, es decir, no encuadernadas ni sujetas entre sí de ninguna manera; la digitalización en cama plana se aplica a documentos que están encuadernados de alguna manera y que no se desea o no se pueden separar. Es conveniente mencionar que la alimentación automática ofrece la mayor economía en costo por hojas, así como la mayor velocidad de digitalización. En cuanto al tamaño de los documentos, se pueden digitalizar hojas que vayan desde las 3x3 pulgadas hasta las 12x34 pulgadas, con lo que se cubre prácticamente todo el universo de documentos “normales” existentes en un negocio, oficina, casa o institución. Hablando de espesores o pesos de papel, los equipos modernos admiten una amplia variedad, desde papeles delgados tipo copia o cebolla hasta cartulinas gruesas e incluso, piezas rígidas como podrían ser credenciales de identificación, tarjetas plásticas, etc. Algunos ejemplos de documentos que se digitalizan, son: Actas de Nacimiento, Matrimoniales, Pólizas Diversas, Facturas, Escrituras, Expedientes de Personal, Expedientes Médicos, Expedientes Legales, Libros, Auditorias, Testamentos, Documentos Fiscales, Recibos, la lista de ejemplos puede ser interminable; baste decir que se puede  digitalizar cualquier documento que tenga valor  para una persona, empresa o institución y cuya digitalización provea un beneficio a la misma, por razones de seguridad, espacio, conservación u obligatoriedad legal entre muchos otros beneficios.
3. Pero yo tengo muchos papeles que quiero digitalizar y me resulta impráctico y riesgoso el transportarlos; ¿Es necesario que los lleve a Scannia, o pueden ir a mi domicilio?

   Scannia ofrece servicio de digitalización de documentos, ya sea en el domicilio del Cliente (es necesario que el trabajo reúna estas condiciones) o directamente en nuestras instalaciones y ofrecemos nuestros servicios para cualquier lugar de la Republica Mexicana,
4. ¿Puedo digitalizar otros documentos que no sean de papel? ¿Microfilm, por ejemplo?

   ¡Por supuesto! Si Usted tiene un acervo de documentos que están capturados en microfilm, ya sea rollo (de 16 o 35 mm) ó alguna otra de sus variedades (microficha, tarjetas de apertura, etc.) sí es posible digitalizarlos y pasarlos a archivos digitales con todas las ventajas que esto representa. ¡Consúltennos si este es su caso!
5. Y los libros, ¿hay que deshojarlos? ¿Y que tal Libros Históricos?

   ¡Claro que es posible digitalizarlos! La digitalización de libros sin necesidad de deshojarlos o desencuadernarlos es una realidad muy conveniente, aún cuando la velocidad es mucho menor, y por ende el costo aumenta, en comparación con la digitalización de hojas sueltas.  Es por esto que nuestra sugerencia siempre que se trate de libros, es que se decida primero si estos se pueden desencuadernar o no ya que por cuestiones de costo y velocidad, la primera opción debiera ser la digitalización por alimentador automático. Incluso, se pueden digitalizar libros históricos por medio de equipos especiales, no de cama plana, donde los documentos son tratados con el mayor cuidado y esmero, para garantizar que estos acervos y fondos documentales, de incalculable valor algunos de ellos, no sufran deterioro alguno y se puedan poner así, al alcance del gran público. Si Usted tiene necesidad de digitalizar este tipo de documentos de valor histórico o bien simplemente libros que no quiere desencuadernar por alguna razón, consúltennos, seguramente podremos ofrecerle una solución viable y a su alcance.
6. ¿Los documentos se digitalizan en color o en blanco y negro?

   Normalmente, la digitalización de documentos se realiza en blanco y negro, excepción hecha de aquellos documentos que requieren de digitalizarse en color o escala de grises, por ejemplo, documentos con fotografías, documentos de identidad, etc. La digitalización en blanco y negro tiene la ventaja de tamaños de archivo sumamente reducidos.
7. Pero, a mi me gustaría que todos mis documentos fueran en color; si digitalizo en color, el espacio necesario en disco ¿se incrementará mucho?

   En esencia sí, ya que el tamaño comparativo de un archivo en color contra el equivalente en blanco y negro para el mismo documento y resolución, será un tamaño 10 a 20 veces mayor. Sin embargo, hay que considerar varias cosas antes de desechar la idea de digitalizar todo en color; por un lado, el costo del almacenamiento digital ha bajado a niveles verdaderamente sorprendentes en los últimos años y esta tendencia parece no detenerse aún, poniendo al alcance de las mayorías el poder adquirir sistemas de almacenamiento antes reservados nada mas a las grandes compañías; por otro lado, con los equipos modernos y software  especial ad-hoc, se pueden producir resultados sorprendentes, tanto en calidad como en tamaño, para archivos de color. Consúltennos.
8. Todo está muy bien, pero en realidad, ¿Qué beneficios me ofrece la digitalización de documentos?

   Bueno, es una larga lista; mencionemos algunas:

   • Ahorro de Espacio: Metros cuadrados vs. MegaBytes
   • Grandes ahorros de tiempo en búsquedas de documentos, permitiendo a los empleados ser más productivos
   • Ahorro en muebles y accesorios para almacenamiento de papel: reduzca su gasto en archiveros, clasificadores, fólders, broches, personal de archivo, etcétera.
   • Reducción drástica del volumen de impresión y copiado, con los consecuentes beneficios de costo y conservación del medio ambiente. Esto ultimo, algo que sin duda mejora sensiblemente la imagen publica, una vez que se da a conocer.
   • Conservación de originales valiosos, al solo manejar imágenes digitales.
   • Eliminación del problema de robos, pérdidas o extravío de documentos.
   • Reducción del costo de mensajería, ya sea al enviarlos por correo electrónico cuando son de unos pocos a unos cientos de documentos o bien, cuando son miles o incluso millones de hojas, por mensajería enviándolos en CD o DVD o bien publicándolos con toda seguridad por medio de FTP .
   • Cumplir con las obligaciones fiscales de resguardo de documentos y facturas, de manera económica, segura y ágil, sin ocupar valioso espacio físico.
   • Distribuir la información a múltiples lugares simultáneamente y permitir el trabajo colaborativo.
   • Mejorar el Servicio a Clientes.
   • Proporciona ventajas competitivas.
   • Resuelve de raíz y de una vez por todas, los problemas de manejo y archivo de documentos a largo plazo.
   • Integra la consulta de imágenes de documentos en los sistemas y procesos administrativos, productivos, etc., existentes.

   Y muchas más, de acuerdo a cada aplicación particular; para conocer más beneficios para su caso específico, Consúltennos.

9. Pero, ¿Quién puede aprovechar las ventajas que ofrece la digitalización? ¿Es solo para grandes empresas, corporativos e Instituciones de Gobierno que cuentan con mucho presupuesto para invertir? ¿Dónde queda el resto de Nosotros: las micro empresas, PyMEs, Profesionistas independientes como Médicos, Abogados, etc., Instituciones Independientes de Educación Privada, Despachos Profesionales o Usuarios Caseros?... ¿Qué hay para ellos?

   Hace poco tiempo, esto era efectivamente así; solo las grandes empresas o instituciones podían aprovechar esta tecnología. Sin embargo, hoy en día, servicios como los que ofrece Scannia, ponen al alcance de prácticamente Quien lo Necesite, la digitalización de documentos; así, además de los grandes (hablando de Iniciativa Privada) ahora las Pequeñas y Medianas empresas, las Micro Empresas, los Profesionistas Independientes y las insituciones educativas de mediano tamaño y menor además de las grandes, pueden gozar de los beneficios de digitalizar. Si hablamos de Gobierno, nos solo las grandes instituciones o dependencias Federales o los Gobiernos Estatales; Scannia pone la digitalización de documentos al alcance de Gobiernos Municipales de cualquier tamaño así como instituciones descentralizadas y otras. De hecho, con nuestro servicio Walk In en tienda, podemos atender las necesidades de digitalización de los hogares, de manera similar a lo que haría un Centro de Copiado pero con las grandes ventajas de la digitalización.
10. Pero, yo tengo un scanner disponible... teóricamente, yo podría hacer digitalización de documentos, ¿que es diferente o adicional en su servicio?

    Si bien es cierto que se pueden digitalizar documentos en la casa u oficina usando un scanner de bajo costo, los equipos, software y métodos utilizados por Scannia permiten tener las siguientes ventajas, que sería difícil obtener sin ellos:

    • tamaños optimizados de archivo
    • alta calidad de imagen, con formatos de blanco y negro optimizados, que se adaptan dinámicamente a la calidad del original, permitiendo obtener imágenes libres de "plastas negras" o extremadamente claras.
    • digitalización de documentos "difíciles" tales como documentos impresos en papel color rosa o rojo, escritos a lápiz, con sellos y firmas, en papel cebolla, arrugados, etc.
    • digitalización de ambas caras del documento
    • enderezado y recorte automático al tamaño de cada documento
    • opciones en el formato de entrega de los archivos terminados, de acuerdo a las necesidades del Cliente, incluyendo alternativas con base de datos, buscador y visualizador incluidos.
11. ¿Porqué es conveniente digitalizar usando un servicio externo como Scannia?

    Además de las ventajas técnicas mencionadas en la respuesta anterior, la digitalización de documentos es nuestra especialidad, por lo que le podemos brindar:

    • rapidez en la ejecución de su orden; tan rápido como deseé.
    • nos adaptamos a su presupuesto, acoplando la velocidad de digitalización a lo que usted tenga programado gastar por mes; así, no existen trabajos demasiado chicos ni demasiado grandes y el presupuesto deja de ser un obstáculo.
    • no requiere contratar personal adicional especializado o distraer parte de su equipo de trabajo.
    • no requiere de entrenar al personal, para que aprenda una especialidad con largas curvas de aprendizaje.
    • nos encargamos de todos los detalles; solo ponga en nuestras manos sus documentos y despreocúpese del resto.
    • ponemos soluciones integrales en sus manos, para sus necesidades de digitalización de documentos, sean estas simples o complejas.

    En pocas palabras, al brindarle los recursos especializados de hardware, software, personal y procedimientos para la digitalización de documentos, le permitimos concentrarse en lo que Usted hace mejor: Su Negocio o Actividad primaria.
12. He escuchado que la digitalización de documentos ha ayudado a Empresas e Instituciones a Recuperarse de Desastres de diversa índole: terremotos, inundaciones, accidentes, incendios, vandalismo, etc. ¿Cómo es esto?

    Es simple; si desafortunadamente, sucede algún evento catastrófico, donde las pérdidas alcancen a los archivos físicos de documentos de la empresa o institución, el daño puede ser grande o incluso irremediable; la digitalización de documentos ayuda a prevenir estas pérdidas documentales y a recuperarse con mayor velocidad de la situación conflictiva al tener los registros vitales en formato digital y respaldados en al menos un lugar, fuera de las instalaciones centrales. El método de respaldo de la información puede ser tan sofisticado como servidores redundantes automatizados en lugares remotos o tan simple y económico como respaldos en Cinta o DVD, resguardados fuera del lugar. El lugar de resguardo de la información redundante puede ser tan sofisticado como bunkers a prueba de todo o simplemente una caja de seguridad en un banco o en otra localidad segura.
13. Pero Scannia es una empresa bastante nueva en el mercado; ¿Como puedo estar seguro de que harán un buen trabajo?

    Efectivamente Scannia como tal es de reciente establecimiento, sin embargo el trabajo realizado a lo largo de muchos años en el segmento de imágenes digitales documentales representa un cúmulo de experiencia y expertise que ahora ponemos a su Servicio, sin que esto le cueste más; de hecho, nuestros precios son sumamente competitivos. Simplemente, pruébennos.
14. ¿Cuáles son los tipos de archivos en los que pueden entregar los documentos digitalizados?

    En Scannia seguimos los estándares que marca el mercado y en cuanto a formatos de archivo de imagen, estos son: JPG para color y escala de grises en pagina sencilla, TIFF para blanco y negro en pagina sencilla ó multipagina, TIFF con compresión interna JPG para color multipagina y Adobe PDF para blanco y negro y/o color.
15. ¿Que es un PDF con capacidad de búsqueda?

    Es un archivo de documentos que se han digitalizado en el formato PDF de Adobe (Portable Document File) y que además de la imagen contiene texto "buscable" bajo la misma; esto es, la imagen es una representación fiel del original y aunque el texto no es editable directamente, si se puede buscar una palabra o frase en el contenido del documento y las ocurrencias de estas serán resaltadas de alguna manera por el programa de visualización (generalmente Acrobat Reader). Esto nos da lo mejor de dos mundos, por un lado el documento se ve igual que el original pero tenemos la ventaja de poder buscar el texto que queramos. Muy conveniente para documentos que necesitan mantener su formato y diseño original intacto, pero dentro de los cuales requerimos buscar y encontrar ciertos términos o frases. PDF es uno de los formatos más usados hoy en día para intercambio de información ya sea por Internet o entre personas o instituciones por cualquier medio electrónico, ya que una de sus grades ventajas es que es multiplataforma, es decir, que el mismo archivo puede ser visualizado sin cambio en cualquier plataforma de computación, como Windows, Mac, Linux, etc., y que el visualizador, Acrobat Reader, es gratuito.
16. ¿Pueden entregar en otros formatos de base de datos, además de los que mencionan en su página?

    Sí, así es; además de Laserfiche y DocumentCD, podemos entregar lotes de documentos en prácticamente cualquier formato de salida, listo para ser importado y explotado en su base de datos o Aplicación; algunos ejemplos son: Informix, Oracle, SQL, etc. También, podemos entregar en formatos específicos, listos para ser explotados en aplicaciones de Administración Digital de Documentos, tales como Docuware, Filenet, OTG, Fortis, Optika, Alchemy, Keyfile, Kofax Ascent, PaperVision, etc. Consúltennos si tiene una necesidad especifica de formato de salida de sus documentos digitalizados.
17. Pero no cuento con ningún programa de software especializado para ver, buscar o administrar los documentos. ¿Como puedo aprovechar las ventajas de digitalizar mis documentos sin gastar en software?

    En Scannia esto no es ningún problema; podemos entregar sus documentos en cualquiera de dos diferentes aplicaciones que no requieren que Usted invierta un solo centavo en adquirir software adicional; cualquiera de estas dos aplicaciones resulta fácil de usar y permite buscar entre miles el documento deseado, basado en datos conocidos del documento a buscar. Estas aplicaciones son Laserfiche y DocumentCD. Las dos incluyen en el medio de almacenamiento (generalmente CD o DVD, aunque podemos entregar en otros medios a solicitud) las imágenes digitalizadas, y las aplicaciones de visualización, consulta, y búsqueda, así como la base de datos y su motor correspondiente; de esta manera, cualquier trabajo entregado en alguno de estos formatos, estará listo para ser explotado y realizar búsquedas y consultas ya sea localmente en una sola computadora o bien compartido a través de su red local, de una manera por demás económica y práctica. ¿Que aplicación elegir a la hora de hacer su pedido? bueno, eso depende de los objetivos que Usted tenga para su información; por ejemplo, si Usted desea que varios usuarios puedan consultar la información al mismo tiempo usando la red local, entonces DocumentCD es para Usted, aunque no tiene posibilidades de crecimiento, es decir la base de datos es "cerrada" sin posibilidades de agregarle nuevos registros. Si por otro lado, Usted tiene en mente el crecimiento de su archivo documental, y el poder agregar nuevas capacidades a la aplicación de Administración de Documentos tal como Gestión Electrónica de Documentos, , entonces Laserfiche es una excelente opción. En todo caso, Consúltennos sin compromiso.
18. He escuchado el término OCR por ahí, ¿Que significa?

    OCR son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres; puesto en forma simple, el OCR es simplemente aplicarle a un documento digitalizado un proceso por medio del cual, las letras impresas, contenidas en la imagen digitalizada del documento, adquieren significado como tales y pueden ser editadas, cambiadas, buscadas, formateadas, etc. a diferencia de antes del proceso que eran simplemente una sucesión de puntos (o píxeles). Así al realizarle OCR a un documento, podemos rápidamente y sin teclear nada, tener una reconstrucción fidedigna del documento, tanto en su contenido de texto como en su formato y acomodo, pudiendo recrear documentos para ser editados, en pocos segundos y con poco esfuerzo, sin teclear una sola palabra.
19. Y, ¿Que es eso de calificación automatizada de exámenes y encuestas?

    Este es uno de los servicios que ofrece Scannia en digitalización de documentos; consiste en realizar la evaluación por medio de equipos y software especializados, de exámenes académicos, encuestas, votaciones, estudios de mercado, censos de diversa índole, sondeos de opinión, referéndums, etc.; en general, cualquier levantamiento de información que se obtiene de aplicar preguntas a una muestra poblacional y que involucre el recabar datos o respuestas por medio de plasmar estos en formas preimpresas usando principalmente la técnica de marcas ópticas (OMR por sus siglas en Inglés o relleno de "bolitas" como se conoce popularmente). Nuestro servicio es integral, ya que incluye desde el diseño de la hoja de respuestas, hasta la entrega de resultados y el análisis estadístico de los mismos, entregados en formatos estándar del mercado, tales como XML, XLS, DBF, CSV, SQL, Oracle, Access, entre otros. Siendo un servicio de precio muy accesible, ofrece el beneficio a las instituciones que lo contratan de no tener que invertir en compra de costoso hardware y software especializado ni en entrenar personal para que diseñe y califique las formas,además de que la calificación de la muestra es sumamente rápida y totalmente confiable. Es el mismo sistema que se aplica con éxito y permite reducir dramáticamente los costos en los censos poblacionales de los países más avanzados y que ahora está al alcance tanto de instituciones educativas como de empresas tanto públicas como privadas, de cualquier tamaño ya que no es necesario tener grandes volúmenes para usarlo. Consúltennos para sus necesidades de este tipo; seguramente le podremos ofrecer un servicio a su medida.
20. Bueno, mis documentos ya están digitalizados y los tengo en un DVD, miles de ellos, ahora ¿Como encuentro el que necesito?

    La forma de búsqueda depende de las opciones que haya elegido a la hora de ordenar su trabajo; las dos más populares son por MetaDatos y por Contenido, veamos cada uno:

    • por MetaDatos: estos son simplemente valores que posee un documento sobre ciertos campos índice; esto es más claro con un ejemplo: en una factura, los posibles campos índice podrían ser: Nombre del Proveedor, RFC, Importe, Fecha y No. de Factura. Los valores que tenga una factura en específico para cada uno de estos campos, son los llamados MetaDatos y así al hacer una búsqueda, yo puedo dar valores conocidos del documento que busco, tal como el importe, la fecha, el proveedor, etc., como criterios de búsqueda y así que se me muestren solo las imágenes de las facturas y su documentación de soporte, que cumplan con esos valores, especificados en la búsqueda. Así, se reduce de minutos, horas, días o semanas el tiempo requerido para encontrar un documento, ¡a solo segundos!
    • por Contenido: este tipo de búsqueda se refiere efectivamente al contenido editorial de un documento en particular. Por ejemplo, en una Acta Constitutiva buscar el término Apoderado Legal o en cientos de libros la ocurrencia de Perfil Psicológico

    Y sí, lo adivinó Usted bien, la forma más precisa de hacer búsquedas de documentos es por medio de MetaDatos y la búsqueda por contenido es útil en documentos largos con mucho contenido editorial, donde se busquen términos muy específicos en un gran volumen de texto, tal como en libros, actas, escrituras, testamentos, tesis, etc.

21. ¿Qué puedo hacer con los documentos una vez que están digitalizados?

    Enviarlos por correo Electrónico. Compartirlos en Internet. Compartirlos en una Red Local. Reimprimirlos (solo en caso necesario) ó simplemente consultarlos. Enviarlos a Clientes o Proveedores para aclarar diferencias. En fín, los usos que se le pueden dar a un documento digitalizado son amplísimos.
22. Muchos de mis documentos no están en muy buen estado: rotos, gastados, arrugados, etc. ó bien, un tanto ilegibles por ser copias rosas o rojas, o tener anotaciones con lápiz, etc. ¿Cómo puedo estar seguro de que no serán maltratados o destruidos al entra en un alimentador automático y de que obtendré una buena calidad, legible, de imagen?

    Los equipos que utiliza Scannia han sido seleccionados primariamente en base a su capacidad de tratar con suavidad aún los documentos mas delicados, de tal manera que no se dañen al alimentarlos al scanner; por otro lado, la combinación de hardware y software de altas prestaciones y ajustables dinámicamente al tipo y estado de los documentos, hacen posible el obtener imágenes de alta calidad, en muchas ocasiones incluso mas legibles que el propio original.
23. Pero yo tengo muchos documentos, ¿Cuánto se tardaran en digitalizarlos todos?

    En realidad, el tiempo que dura el trabajo depende en buena medida de los deseos o necesidades del Cliente ya que dada la variedad de equipos con que cuenta Scannia, podemos adaptarnos a los mas diversos requerimientos en cuanto a tiempo de ejecución; en nuestra vasta experiencia en digitalización, nos hemos encontrado necesidades sumamente diversas que van desde quien requiere que se realice el trabajo lo más rápido posible hasta quien desea que solo se digitalice un numero limitado de hojas por mes. Para decirlo en pocas palabras: tan rápido como deseé o tan lento como necesite. En Scannia no existen trabajos demasiado chicos ni demasiado grandes y el presupuesto no tiene por que ser un obstáculo.
24. ¿Qué tan caro resulta digitalizar documentos?

    En nuestra opinión el concepto de caro o no caro debiera de evaluarse en función de los beneficios que este tipo de servicio y tecnología puede proporcionar y/o de los ahorros que puede ofrecer. La evaluación en cada caso será un poco o un mucho diferente, dada la amplia variedad de beneficios y ahorros que esto ofrece. Permítannos ayudarle a realizar su análísis de retorno de inversión para que Usted pueda tomar una decisión bien informada y plenamente justificada. Consúltennos.